E-račun

Od 01.01.2025 Stupa na snagu obveza izdavanja e-računa za B2B transakcije (business-to-business). Znači li to da svaki vlasnik tvrtke mora izdavati e-račune od 1. siječnja 2025.? Ne. Postoji prijelazno razdoblje do... 31.12.2027, unutar kojeg se može postupno prebaciti na izdavanje e-računa. Međutim, sva poduzeća već moraju koristiti e-račun od 01.01.2025 moći primati e-račune (§ 2 UStG-a).

Što je e-račun?

Prema Direktivi EU 2014/55, e-račun se definira kao: Račun koji se izdaje, šalje i prima u strukturiranom elektroničkom formatu i koji omogućuje elektroničku obradu (§ 14 st. 1 rečenica 3 UStG-a).

Obveza izdavanja e-računa regulirana je direktivom Saveznog ministarstva financija (pismo BMF-a) od 15. listopada 2024. Ovo uvođenje se odvija u tri faze, čiji su detalji opisani u nastavku:

PRVA FAZA (od 01.01.2025.)

• Obveze prilikom izdavanja računa:
  • Fakture izdane nakon 31.12.2024 Izdane domaćim tvrtkama moraju se dostaviti u elektroničkom obliku. To se može učiniti na sljedeće načine:
    • Dostava putem e-pošte,
    • Pružanje podataka putem elektroničkog sučelja,
    • Mogućnost preuzimanja putem portala.

• Pogođena poduzeća:
  • Obveza izdavanja e-računa odnosi se na sve poduzetnike koji izdaju račune drugim poduzetnicima u Njemačkoj.

• Pogođeni prihodi:
  • Uredba se primjenjuje na dohodak kako je definirano:
    • Članak 13b njemačkog Zakona o PDV-uTo se odnosi i na klijenta i na podizvođače za određene količine prodaje.
    • Članak 19. Zakona o porezu na dohodakRegulacija malog poduzeća.
    • Članak 24. njemačkog Zakona o PDV-uOporezivanje po prosječnoj stopi u poljoprivredi i šumarstvu.
    • Članak 25. njemačkog Zakona o PDV-uUsluge u području putnih aranžmana.
    • Članak 25a njemačkog Zakona o PDV-uDiferencijalno oporezivanje (npr. u trgovini rabljenom robom).

• Posebni propisi za građevinske tvrtke:
  • Prilikom izdavanja konačnih računa treba uzeti u obzir sljedeće točke:
    • Iznosi s računa za avansno plaćanje ili polog, kao i svi primjenjivi porezi, moraju se odbiti kada se ukupni iznos podmiri u konačnom računu. Uvjet za to je da su računi za avansno plaćanje ili polog ispravno izdani.

• Postoje dva formata za e-račune:1. Standardizirani strukturirani računi (npr. XRechnung):
  • Opis: XRechnung je semantički model podataka u XML formatu. Ovaj model definira sadržaj računa i omogućuje automatsku elektroničku obradu.
  • Standardi: XRechnung je u potpunosti usklađen sa serijom standarda EN 16931.
  • Posebne značajke:
    • Za razliku od ZUGFeRD format sadrži XRechnung bez vizualnog prikaza faktura.
    • To znači da primatelj mora vizualizirati XML zapise podataka XRechnunga kako bi ih mogao dalje obraditi.
  
  2. Hibridni formati (npr. ZUGFeRD):
  • Opis: ZUGFeRD je hibridni format podataka koji integrira strukturirane podatke računa u XML formatu u PDF dokument. Ovaj PDF je u skladu s PDF/A-3 verzija.
  • Kako funkcionira:
    • Fakture se uvijek šalju kao PDF dokumenti poslane, koje pružaju vizualni prikaz računa.
    • Osim toga, računi se mogu nadopuniti slobodnim tekstom radi pružanja dodatnih informacija.
  • Verzije i standardi:
    • Iz verzije 2.0.1 ZUGFeRD ispunjava uvjete za e-račun (iznimke: profili „Minimum“ i „Basic-WL“).
  • Varijante: ZUGFeRD nudi četiri različite varijante koje su međusobno kompatibilne. Razlikuju se po Mogućnost obrade i Opseg podataka, što je uključeno u fakturu.

Iznimke od obveze izdavanja e-računa:

• Računi ukupnog iznosa do 250 €:
  • Ovi tzv. Fakture malih iznosa (prema § 33 UStDV) i dalje se može izdati i poslati u papirnatom obliku ili u drugom elektroničkom formatu.
  • Primjeri: To uključuje, na primjer, karte za prijevoz putnika.
  • Uz pristanak primatelja: Računi ove vrste mogu se opcionalno izdati i kao e-računi. Nije potreban poseban oblik suglasnosti.

Ispravci računa:

1. Zahtjevi za korekciju:
   • Primjenjuju se isti zahtjevi u pogledu oblika i sadržaja kao i za originalni račun prema Članak 14. njemačkog Zakona o PDV-u Ovi uvjeti primjenjuju se i na ispravke računa (regulirano u Članak 31. stavak 5. rečenica 3. njemačke Uredbe o provedbi PDV-a).
   • Ispravke e-računa također je potrebno izvršiti u propisani format odvijati se.
2. Neprimjeren postupak:
   • Dostavljanje nedostajućih ili zamjena netočnih podataka (kao što su puno ime i adresa primatelja naknade) u drugi oblik nije dovoljno za ispunjavanje uvjeta za pravilnu ispravku računa.

Prijelazna pravila 01.01.2025. – 31.12.2026.:

• Tvrtke moraju moći primati e-račune u strukturiranom formatu.
• Računi se i dalje mogu izdavati u papirnatom obliku ili u drugim elektroničkim formatima, pod uvjetom da se primatelj računa slaže.

Prijelazna pravila do 31.12.2027.:

• Manje tvrtke (godišnji promet manji od 800.000 eura u prethodnoj godini) mogu izdavati račune u papirnatom obliku ili drugim elektroničkim formatima ako se primatelj računa slaže.

Korištenje EDI postupka (01.01.2025. – 31.12.2027.):

• Fakturiranje do 31. prosinca 2027.:
  • Elektronički formati izvan standarda e-fakturiranja:
    • Dopušteno je izdavanje računa u drugom elektroničkom formatu koji ispunjava zahtjeve standarda za e-račun. nije ispunjeno. Preduvjet za to je da račun za EDI (elektronička razmjena podataka) postupci se prenosi.
    • To je moguće bez obzira na promet izdavatelja računa.
    • Razdoblje: Ovo pravilo se primjenjuje na sve transakcije između 01.01.2025 i 31.12.2027 odvijati se.
    • Suglasnost primatelja računa: Za korištenje EDI postupka potreban je pristanak primatelja računa.
• Korištenje EDI postupka nakon 31.12.2027.:
  • EDI postupak se također može koristiti putem 31.12.2027 daljnja upotreba, pod uvjetom da:
    • svi potrebni podaci o računu iz korištenog formata potpuno izvučeno može biti.
    • korišteni standard fakturiranja Norma CEN EN 16931 ispunjeno.

DRUGA FAZA (od 01.01.2028.)

• Uvođenje sustava izvještavanja u B2B sektoru:
  • Fakture i ispravci moraju se razmjenjivati u standardiziranom formatu korištenjem podatkovnih zapisa.
  • Ovo se odnosi na sve domaće B2B transakcije.

TREĆA FAZA (od 01.07.2030.)

1. Promjene na razini cijele EU:
   • Ukidanje zbirnih faktura: Fakture se moraju izdavati pojedinačno, a ne više kao skupne potvrde.
   • Ukidanje sažetaka PDV-a: Prethodne PDV prijave bit će zamijenjene.
   • Ograničenja plaćanja gotovinom: Ova mjera ima za cilj ukinuti trenutne predujmove za PDV prijave.

Arhiviranje e-računa

• Mora se osigurati da se strukturirani dio e-računa pohrani u izvornom formatu i da ostane nepromjenjiv.
• Podaci moraju biti strojno provjerljivi kako bi se ispunili zahtjevi poreznih tijela.
• Također se moraju čuvati dodatni dokumenti koji sadrže podatke relevantne za porez.

Pratite naš newsletter za više korisnih informacija o računovodstvu i potencijalnim poreznim olakšicama!

Naslovna slika generirana umjetnom inteligencijom

Ažurirano: 11. veljače 2025.